Digitales Meldewesen

Die elektronische Meldepflicht nach dem Tiroler Aufenthaltsabgabegesetz 2003 gilt ab 1. November 2025 für alle Unterkunftgeber:innen in Tirol, die anderen Personen Unterkunft in einem Beherbergungsbetrieb (Hotels, Ferienwohnungen, Privatzimmer, Privatunterkünfte und Campingplätze) gewähren. Das bedeutet, dass der klassische analoge Block zur Gästeerfassung nun einer digitalen und somit modernen und nutzer:innenfreundlichen Weise weicht. Hier findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie das Melden künftig funktioniert. 

Wie steige ich in den neuen MeldeClient ein?

• Man steigt unter http://webclient4.deskline.net/OTT/de/login mit den Zugangsdaten des Betriebes ein. Bitte Firefox oder Chrome verwenden.
• Sollte man die Zugangsdaten nicht mehr zur Verfügung haben, einfach in der zuständigen Tourismusinformation nachfragen.

Wie melde ich einen neuen Gast an?

• Den Punkt Gästemeldung auswählen und anschließend auf den Menüpunkt Gästemeldungen oder NEU.

• Hier hat man die Möglichkeit zu wählen, ob man eine Voranmeldung machen will (Daten sind bereits vorhanden, Gast ist noch nicht angereist) oder einen neuen Meldeschein erfassen möchten (Gast ist bereits hier).

• Anschließend wählt man aus ob es sich beim Gast um einen Individualgast oder eine Reisegruppe handelt.

• Es öffnet sich ein neues Fenster, wo man die Daten des Gastes eingibt. Wichtig sind hierbei die Anreise und die geplante Abreise. Sollte der Gast bereits einmal im Haus gewesen sein, kann man über die Lupe rechts die Gastadresse suchen. (Voraussetzung dafür, dass die Adresse bei der ersten Anmeldung gespeichert wurde).

• Handelt es sich um einen neuen Gast, so ist die Adresse neu zu erfassen und durch das Anklicken „In Gast-Adressen speichern“ wird die Adresse automatisch zu den anderen gespeicherten Adressen hinzugefügt.

• Es werden automatisch 2 Gäste auf dem Meldeblatt vorgeschlagen. Sollte nur 1 Gast anreisen, dann unbedingt Gast 2 LÖSCHEN, ansonsten berechnet das System das Meldeblatt automatisch für 2 Personen. Natürlich ist es möglich durch den Button „Gäste hinzufügen“ mehr Gäste zu erfassen. (maximal 8 Personen)

• Befreiungen von Gästen direkt an uns senden inklusive Nachweis

• Bei „Nicht-Österreichern“ ist das Anführen der Ausweisnummer verpflichtend

• Weiters kann man über den Button „Mehr Details“ weitere Informationen zum Gast erfassen und auch speichern, sofern dies gewünscht ist.

• Sofern nun alle Daten erfasst sind, hat man drei Möglichkeiten den Meldeschein zu speichern:

„Änderungen Speichern und neu“: Dieser Meldeschein wird gespeichert. Es öffnet sich ein neuer leerer Meldeschein, um eine weitere Gästemeldung zu machen.

„Änderungen speichern und bleiben“: Der Meldeschein wird gespeichert und bleibt trotzdem noch geöffnet um diesen und/oder die Gästekarte auszudrucken, weitere Änderungen vorzunehmen etc.

„Änderungen speichern und schließen“: Der Meldeschein wird gespeichert und das Fenster schließt sich.

• Unter dem Menüpunkt „Überblick“ werden verschiedene Daten angezeigt. Informationen zu den Meldescheinen, PreCheckIns etc.

Ein wesentlicher Vorteil im MeldeClient ist der Pre-CheckIn. Mit diesem hat man die Möglichkeit, die Daten von Gästen bereits vor Anreise zu erhalten und mögliche Wartezeiten bei der Anmeldung zu vermeiden.

Man steigt im WebClient unter Gästemeldung auf Pre-CheckIn ein. Man wählt das Registerblatt „Link Konfiguration“. Hier erhält man dann zwei Links. Einer für den Einbau in das Buchungsbestätigungsmail, ein weiterer zum direkten Ausfüllen an der Rezeption, sollte man diese Möglichkeit anbieten.

Es gibt die Möglichkeit, dem Auftritt des Pre-CheckIns noch eine persönliche Note verpassen, indem man sein Logo und Gastgeber Foto einbaut, die Farbe ändert, und auch einen Einleitungs- sowie Schlusstext einbaut.

Weiters kann man auch noch festlegen welche Daten vom Reisedokument zwingend eingegeben werden müssen:

• Ausweispflicht für ausländische Gäste
• Ausweispflicht für inländische / ausländische Gäste
• Ausweispflicht auch für mitreisende Gäste

Unter dem Punkt „Vorschau“ kann man überprüfen ob die Änderungen passen.

Genau so wird es auch beim Gast angezeigt, wenn er den Link öffnet.

Sobald der Gast die Daten ausgefüllt und abgeschickt hat, erhält man eine E-Mail mit den Daten. Im WebClient unter Gästemeldung beim Überblick sowie beim Menüpunkt „PreCheckIn“ werden diese Daten angezeigt.

• Klick auf das blaue Kästchen rechts und Details auswählen. Es öffnet sich ein Fenster mit den Daten, die der Gast eingegeben hat.
• Überprüfen Sie die Daten und klicken Sie anschließend auf „Als Voranmeldung speichern.
• Man wählt entweder „Als Voranmeldung speichern“ oder „als Voranmeldung bearbeiten“.
• Man kann die Voranmeldung, bevor der Gast anreist, ausdrucken und diesen vom Gast unterschreiben lassen oder die Daten gleich in einen Meldeschein übernehmen und diesen dann ausdrucken, um den Gast unterschreiben zu lassen.

Anleitung als PDF downloaden oder drucken