Sistema di segnalazione digitale

L’obbligo di registrazione elettronica previsto dalla legge tirolese sulla tassa di soggiorno del 2003 entrerà in vigore il 1° novembre 2025 per tutti i gestori di strutture ricettive in Tirolo che offrono alloggio ad altre persone in una struttura ricettiva (alberghi, appartamenti per le vacanze, camere private, alloggi privati e campeggi). Ciò significa che il classico registro cartaceo per la registrazione degli ospiti viene ora sostituito da una modalità digitale, moderna e di facile utilizzo. Qui trovi una guida passo passo su come funzionerà in futuro la registrazione.

Come si accede al nuovo MeldeClient?

• Accediall’indirizzo http://webclient4.deskline.net/OTT/de/login utilizzando le credenziali di accesso della struttura. Si prega di utilizzare Firefox o Chrome.
• Se non si dispone più dei dati di accesso, è sufficiente rivolgersi all’ufficio turistico competente.

Come si registra un nuovo ospite?

• Seleziona la voce «Registrazione ospiti» e poi clicca sulla voce di menu «Registrazioni ospiti» o «NUOVO».

• Qui è possibile scegliere se effettuare una registrazione preliminare (i dati sono già disponibili, l’ospite non è ancora arrivato) o compilare un nuovo modulo di registrazione (l’ospite è già presente).

• Successivamente, si seleziona se l’ospite è un singolo o fa parte di un gruppo.

• Si aprirà una nuova finestra in cui inserire i dati dell’ospite. In questa fase sono importantila data di arrivo e quella di partenza prevista. Se l’ospite ha già soggiornato nella struttura, è possibile cercare l’indirizzo dell’ospite tramite la lente di ingrandimento a destra (a condizione che l’indirizzo sia stato salvato al momento della prima registrazione).

• Se si tratta di un nuovo ospite, è necessario inserire l’indirizzo e, cliccando su «Salva negli indirizzi degli ospiti», l’indirizzo verrà automaticamente aggiunto agli altri indirizzi salvati.

• Sul modulo di registrazione vengono proposti automaticamente 2 ospiti. Se dovesse arrivare un solo ospite, è indispensabile CANCELLARE l’ospite 2, altrimenti il sistema calcolerà automaticamente il modulo di registrazione per 2 persone. Naturalmente è possibile inserire altri ospiti tramite il pulsante «Aggiungi ospiti» (massimo 8 persone).

• Inviateci direttamente le esenzioni relative agli ospiti, allegando la relativa documentazione

• Per i «non austriaci» è obbligatorio indicare il numero del documento d’identità

• Inoltre, tramite il pulsante «Maggiori dettagli» è possibile inserire e salvare ulteriori informazioni sull’ospite, se lo si desidera.

• Una volta inseriti tutti i dati, si hanno tre possibilità per salvare il modulo di registrazione:

«Salva modifiche e crea nuovo»: Questo modulo di registrazione viene salvato. Si apre un nuovo modulo vuoto per effettuare un’altra registrazione di ospite.

«Salva modifiche e resta»: Il modulo di registrazione viene salvato ma rimane comunque aperto per poter stampare il modulo stesso e/o la Welcome Card, apportare ulteriori modifiche, ecc.

«Salva modifiche e chiudi»: Il modulo di registrazione viene salvato e la finestra si chiude.

• Nella voce di menu «Panoramica» vengono visualizzati diversi dati. Informazioni sui moduli di registrazione, sui PreCheck-in, ecc.

Uno dei principali vantaggi di MeldeClient è il Pre-CheckIn. Grazie a questa funzione è possibile ricevere i dati degli ospiti già prima del loro arrivo ed evitare eventuali tempi di attesa al momento della registrazione.

Nel WebClient, si accede al Pre-CheckIn dalla sezione «Registrazione ospiti». Si seleziona la scheda «Configurazione link». Qui vengono visualizzati due link: uno da inserire nell’e-mail di conferma della prenotazione e un altro per la compilazione diretta alla reception, qualora si desideri offrire questa opzione.

È possibile personalizzare ulteriormente la presentazione del Pre-Check-in inserendo il proprio logo e la foto dell’host, modificando il colore e aggiungendo un testo introduttivo e uno conclusivo.

Inoltre, è possibile specificare quali dati del documento di viaggio devono essere obbligatoriamente inseriti:

• Obbligo di esibire un documento d’identità per gli ospiti stranieri
• Obbligo di esibire un documento d’identità per gli ospiti nazionali/stranieri
• Obbligo di identificazione anche per gli ospiti che viaggiano insieme

Nella sezione «Anteprima» è possibile verificare se le modifiche sono corrette.

È esattamente così che apparirà all’ospite quando aprirà il link.

Non appena l’ospite avrà compilato e inviato i dati, si riceverà un’e-mail con i dati. Nel WebClient, nella sezione “Registrazione ospiti” nella panoramica e alla voce di menu “PreCheckIn”, verranno visualizzati questi dati.

• Clicca sulla casella blu a destra e seleziona “Dettagli”. Si aprirà una finestra con i dati inseriti dall’ospite.
• Verifica i dati e poi clicca su «Salva come prenotazione preliminare».
• È possibile scegliere tra “Salva come prenotazione preliminare” e “Modifica come prenotazione preliminare”.
• È possibile stampare la prenotazione prima dell’arrivo dell’ospite e farla firmare dall’ospite stesso, oppure trasferire direttamente i dati in un modulo di registrazione e stamparlo per farlo firmare dall’ospite.

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